Jag brukade vara ett stort fan av multi-tasking när det blev en populär produktivitetsstrategi. Tanken att fördubbla produktiviteten genom att göra flera saker på en gång är ganska tilltalande för upptagna människor, och idag är de flesta av oss upptagna människor. Flera studier visar emellertid att flera uppdrag i de flesta fall kan påverka produktiviteten och effektiviteten negativt .
Här är hur.
Multi-tasking och din hjärna
Att fokusera på mer än en uppgift åt gången kan man ofta växla fram och tillbaka mellan två eller flera uppgifter eller fokusera på många saker på kort tid alla anses vara "multitasking" och de kan alla lämna dig mindre fokuserade och effektiva än du kanske tror. Detta beror på att det tar tid för ditt sinne att anpassa sig till ett skift i fokus . varje gång du byter ditt fokus skapar du ett annat behov av att tänka på att fokusera igen, och detta kan dränera dig av tid och energi. Det kan också innebära att när du multitaskar mellan mer än en aktivitet som kräver fokus, tar det längre tid än vad som skulle ha tagits om du hade fokuserat på varje uppgift individuellt.
När Multi-tasking fungerar
När du grupperar en uppgift som kräver fokus och koncentration med en som huvudsakligen är fysisk och något som kan göras på "auto-pilot" fungerar multi-tasking bra.
Detta beror på att du kan lägga mest av ditt fokus på en aktivitet och låta den andra bli gjort sekundärt; du behöver inte fortsätta flytta en hög grad av fokus från en aktivitet till den andra. Här är några exempel på parade aktiviteter som är mer mottagliga för multi-tasking:
- Lyssnar på musik eller ljudböcker under träning
- Har en avslappnad konversation när man gör hushållsarbete
När det inte fungerar
Multi-tasking kan vara en fokus-killare och energiavlopp när du försöker två uppgifter som kräver medvetet tanke. Här är några exempel på aktiviteter som bäst görs separat:
- Lyssna på musik eller ljudböcker när du skriver
- Har en avslappnad konversation medan du gör läxor (om du inte pratar om läxorna själv)
Alternativ till Multi-Tasking
Om du befinner dig med flera uppdrag mycket av tiden, överväg att ta en paus från den. Du behöver inte ge upp multi-tasking helt, men här är några alternativ att prova. Se hur du känner när du införlivar dessa när det är möjligt.
Single-tasking
Att fokusera på en uppgift i taget kan, som nämnts, verkligen spara tid, så det lönar sig att vana att fokusera på en sak i taget så mycket som möjligt eller så mycket som det är vettigt att göra det. När du känner dig frestad att prata för många aktiviteter i samma utrymme, ge dig själv tillåtelse att välja det viktigaste för tillfället och fokusera uteslutande på det, om möjligt. (Det kan hända att du måste skapa en plan för när du kan ta itu med de andra aktiviteterna som behövs innan du kan rensa dem från ditt sinne, men det här är en del av processen.
För mer om detta, se "chunking" nedan.) Om det bara finns för många saker att göra, kan du behöva samla några av dina ansvarsområden. (Oroa dig inte, vi kommer till det på en minut också.)
Använd "Chunking"
När du har många uppgifter att göra hela dagen är "chunking" en användbar strategi för tidsstyrning som sparar dig från multi-tasking. Konceptet bakom chunking är att lägga undan bitar av tid för att fokusera på en viss uppgift, samtidigt som man minimerar avbrott och grupperar liknande uppgifter tillsammans (som att kontrollera alla e-post samtidigt snarare än hela dagen) att fokusera på då allenast under en viss bit av tid.
Detta eliminerar den extra tid det tar att snabbt flytta från en aktivitet till en annan och sparar i slutändan så långa sträckor av dagen spenderas med större fokus och effektivitet.
Pare ner ditt schema
Om du befinner dig chroniskt med flera uppdrag av nödvändighet, eftersom det bara är för mycket att göra, kan enskild uppgift hjälpa (eftersom du faktiskt minskar den totala tiden det tar för att få saker att göra) men du kan dra nytta av att klippa ut några av Åtagandena i ditt schema som inte är absolut nödvändiga. Har du några vanor som dränerar ditt schema men inte tjänar dig eller åtaganden som du kan släppa utan några varaktiga, starkt negativa konsekvenser? Titta på dina prioriteringar och på ditt schema, som det är nu, anser att du kan minska det stora antalet saker du behöver göra på en dag, och du kanske känner dig mindre stressad och pressad för tiden.